La administración de fincas del futuro: información online sobre comunidades de propietarios

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE FINCAS

El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal regula las funciones del administrador de fincas:


a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.

b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.

c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.

d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.

e) Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.

Al respeto de esta cuestión, el artículo 13.6 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que los cargos de secretario y administrador pueden acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente.

f) Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta. Y que deben estar recogidas expresamente en los acuerdos relacionados en el acta.

¿Y cuándo se acumulen los cargos de administrador y secretario?

En el supuesto de que el administrador asuma también el cargo de secretario de la comunidad de propietarios, tendrá que asumir además, entre otras, las siguientes funciones; que le están atribuidas legalmente en su condición de secretario y no como administrador:

a) Emitir, con el visto bueno del presidente, las certificaciones mediante las que se declara si una vivienda o local se halla al corriente de pago o por contra, las cantidades que adeudara con la comunidad.

b) Cerrar con su firma y la del presidente el acta de las juntas que se hayan celebrado. Artículo 19.3 LPH.

c) Custodiar los libros de actas de la Junta de Propietarios. Artículo 19.4 LPH.

d) Conservar, durante el plazo de cinco años, "las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones". Artículo 19.4 LPH.

CUÁNTO COBRA UN ADMINISTRADOR DE FINCAS


Actualmente las firmas de administración de fincas pueden fijar libremente sus honorarios profesionales.

Siendo lo normal que la propuesta de precios fijos mensuales por estos servicios se efectúe en función a las características​ de la propiedad horizontal que se pretende gestionar. Por ejemplo, considerando su número de viviendas, plazas de garajes, locales y trasteros. Pero también atendiendo a si dispone de elementos como jardines, calefacción central, etcétera.

Es conveniente que se fijen desde el principio de manera clara las condiciones del contrato de servicio con el administrador para evitar posteriores conflictos. De tal forma que se determine si en el precio establecido se incluyen , por ejemplo, variables como su participación en cualquier junta o por el contrario, las extraordinarias se cobran a parte.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que a los servicios profesionales de gestión de fincas hay que aplicarles en España obligatoriamente el IVA vigente, que en la actualidad es del 21%; cantidad que se sumaría a la base imponible pactada.

VENTAJAS DE CONTRATAR UNA ADMINISTRACION DE FINCAS


1. En España cada vez es más compleja y amplia la normativa vinculante para las comunidades de propietarios, que debe cumplirse rigurosamente para evitar sanciones y disgustos. Los administradores de fincas conocen los procedimientos que hay que seguir, por ejemplo, en materia de protección de datos, obligaciones fiscales ante la Agencia Tributaria (Hacienda), etcétera.

2. Los administradores de fincas acometen con discreción, determinación y empatía todas aquellas cuestiones internas que si fueran tratadas directamente entre propietarios, podrían derivar en un agravamiento del problema o en enfrentamientos personales: reclamación de cuotas pendientes a morosos, gestión de conflictos por molestias...

3. Estos profesionales disponen por lo general de procesos y herramientas tecnológicas para gestionar los asuntos de la comunidad. También conocen los proveedores más adecuados para cada servicio o suministro e incluso, debido al alto volumen de contrataciones que realizan, pueden conseguir mejores condiciones económicas en muchos de ellos.

CÓMO CAMBIAR DE ADMINISTRADOR DE FINCAS

Las comunidades de propietarios pueden llevar a cabo el cambio de administrador por cualquier causa.

Para ello puede seguirse el siguiente trámite:

1. Comprobar si existe algún tipo de contrato, cláusula en las actas o disposición en los estatutos de la comunidad que establezca una duración especial del servicio convenido con el administrador de fincas actual.

En relación a lo anterior teniendo en cuenta que el artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que "salvo que los estatutos de la comunidad dispongan lo contrario, el nombramiento de los órganos de gobierno se hará por el plazo de un año".

2. Será en la junta ordinaria de propietarios que se celebra anualmente en la que entre otros asuntos, debiera aprobarse el nombramiento y/o renovación de los cargos de la comunidad. Entre ellos, el del administrador. Esta junta es un momento adecuado para proponer el cambio.

3. Para aprobar dicho cese será necesaria una mayoría simple. En primera convocatoria, "bastará el voto de la mayoría del total de los propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación. En segunda convocatoria serán válidos los acuerdos adoptados por la mayoría de los asistentes, siempre que ésta represente, a su vez, más de la mitad del valor de las cuotas de los presentes".

4. Si con independencia de lo indicado pretende realizarse este trámite antes de la celebración de la junta ordinaria, podría solicitarse al presidente de la comunidad de propietarios que convoque una junta extraordinaria en cuyo orden del día figure expresamente como punto a tratar la propuesta de cese del actual administrador y elección del nuevo.

5. En caso de que el presidente no convoque la junta extraordinaria que se le solicita para tratar este tema, podrán promoverla la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación de la propiedad horizontal (Artículo 16.1 de la Ley de Propiedad Horizontal).

6. En todo caso, la junta debe ser convocada legalmente de tal forma que conste su celebración al conjunto de propietarios.

7. En la misma junta, y una vez producido el cese, podrá someterse a votación el nombramiento del nuevo despacho de administración de fincas. Por ello, conviene solicitar presupuestos de otros profesionales antes de su celebración.

8. En dicha junta extraordinaria el cese y elección del nuevo administrador de fincas también se realizará por la misma mayoría simple.

9. Una vez celebrada la junta de propietarios en la que se decida el cambio de administrador de fincas (y, en su caso, el nombramiento del sustituto) debe levantarse acta de la misma.

10. El presidente comunicará al administrador de fincas saliente el acuerdo adoptado para que se prepare la entrega de la documentación de la comunidad.

11. Pasados unos días el administrador de fincas saliente entregará toda la documentación de la comunidad de propietarios al presidente o al nuevo administrador. No pudiéndose negar en ningún momento a cumplir con este trámite.

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